Dans le cas où on est amené à changer son adresse mail, il est important de prendre en compte différents aspects liés à ce changement.
Carnet(s) d’adresses
- Si l’ancienne adresse est enregistrée –> la modifier dans tous les carnets d’adresses utilisés
- Si la modification concerne également certains de vos correspondants (par exemple au sein d’une organisations où les adresses @domaine1.com deviennent @domaine2.fr) –> effectuer également les modifications nécessaires dans tous les carnets d’adresses utilisés
Client(s) email / logiciel(s) de messagerie
- Adapter votre signature dans tous les logiciels de messagerie utilisés afin d’attirer l’attention de vos correspondants par rapport à votre nouvelle adresse et qu’ils actualisent votre fiche contact dans leur(s) carnet(s) d’adresses.
Autre(s) logiciel(s)
- Dans le cas où certains logiciels utilisent votre ancienne adresse (par exemple en milieu professionnel) ou une autre adresse concernée par le changement comme adresse de destinataire d’un mail –> procéder aux modifications nécessaires.
- Voir également rubrique « Sécurité » ci-dessous
- Si les logiciels concernés utilisent des modèles (courriers par exemple), il peut être également utile d’adapter ces modèles afin d’attirer l’attention de vos correspondants par rapport à votre nouvelle adresse et qu’ils actualisent votre fiche contact dans leur(s) carnet(s) d’adresses.
Périphérique(s) / appareil(s)
- Dans le cas où des périphériques (imprimantes, appareils multi-fonctions…) utilisent votre ancienne adresse (par exemple en milieu professionnel) ou une autre adresse concernée par le changement comme adresse de destinataire d’un mail –> procéder aux modifications nécessaires.
- Voir également rubrique « Sécurité » ci-dessous
Sites internet / intranet
- Dans le cas où votre ancienne adresse ou une autre adresse concernée par le changement est enregistrée sur des sites (Administration, Trésor Public, Commerce en ligne…) –> procéder aux modifications nécessaires.
Sécurité
- Si des logiciels ou des périphériques utilisent une adresse email concernée par le changement pour envoyer des mails, il est souhaitable de vérifier si l’adresse utilisée correspond à une adresse personnelle.
- Dans la mesure où l’envoi de mails nécessite généralement une authentification par mot de passe (qui correspond à votre mot de passe de messagerie), n’importe qui ayant en possession ces informations dans le logiciel / le périphérique est potentiellement susceptible de pouvoir accéder à la totalité de la boîte mail de l’adresse concernée et d’en consulter de son contenu. Ceci peut donc poser problème si l’adresse utilisée correspond à une adresse personnelle.
- Il est donc préférable d’utiliser une adresse créée spécifiquement à cet effet, qui ne servira exclusivement que pour l’envoi des mails depuis le(s) logiciel(s) / le(s) périphérique(s) concerné(s).
Prévenir ses correspondants
- On peut être tenté de prévenir ses correspondants par l’envoi d’un mail à tous les contacts concernés présents dans son carnet d’adresses, notamment en utilisant la fonction « Copie cachée » présente dans la plupart des logiciels de messagerie.
- Néanmoins, il faut savoir que les fournisseurs d’accès et autres prestataires gérant vos mails sur internet imposent des quotas et limites (nombre de destinataires par message, nombre de mails maxi envoyés par heure, nombre de mails maxi envoyés par jour…). Ces quotas et limites sont à prendre en compte non seulement en fonction de votre fournisseur d’accès ou prestataire gérant votre adresse mail mais également en fonction du fournisseur d’accès ou prestataire gérant l’adresse mail du destinataire qui peut avoir mis en place des quotas et limites par rapport à la réception. Les quotas et limites ne sont généralement pas identiques d’un fournisseur d’accès à l’autre.
- Ainsi, il est peu probable que tous les destinataires d’un mail envoyés à plusieurs centaines voire dizaines de correspondants le reçoivent.
- Dans la mesure où il est en pratique difficile de maîtriser tous les paramètres de quotas et limites, il est donc souvent préférable d’opter pour une méthode alternative afin de prévenir ses correspondants (par exemple en adaptant sa signature comme décrit ci-dessus).
