Contrairement à Nextcloud, orienté partage de documents via le cloud, Paperless-ngx est une application destinée à être utilisée dans le cadre d’un Intranet et permet l’archivage automatique de documents selon différents critères (correspondant, type de document, étiquette…). Les documents archivés peuvent être recherchés facilement depuis une page unique, évitant ainsi de devoir parcourir l’arborescence parfois complexe d’un gestionnaire de fichiers.
Présentation de Paperless-ngx
Paperless-ngx est accessible via un simple navigateur internet. Il correspond à une évolution des applications originales Paperless puis Paperless-ng.
Les documents archivés peuvent l’être selon différentes méthodes :
- stockés dans un répertoire dédié qui est « surveillé » par Paperless-ngx (= le répertoire de consommation dans la terminologie de Paperless-ngx)
- issus d’un scanner qui les stockent dans le répertoire dédié
- issus d’un appareil mobile avec une application compatible
- chargés directement dans l’interface de l’application
Les documents sont archivés au format pdf, facilement consultable depuis n’importe quel appareil. Ils peuvent téléchargés et partagés par mail avec un contact ne disposant pas forcément d’un accès à l’application.
Les originaux sont conservés et peuvent être exportés afin d’être de nouveau accessibles depuis n’importe quel gestionnaire de fichiers.
Intérêt de Paperless-ngx
L’application évite de devoir créer une arborescence dans le gestionnaire de fichiers traditionnel, qui peut s’avérer parfois lourde à gérer et ne permet pas toujours de retrouver facilement un document.
Après une période d’apprentissage, chaque document est classé automatiquement en fonction de différents critères :
- Correspondant : peut être un client, un fournisseur, un contact…
- Type de document : peut être un courrier, un relevé bancaire, un avis fiscal ou social, un résultat d’examen…
- Etiquette : permet de donner un niveau de classification supplémentaire ; un avis fiscal peut concerner l’impôt sur le revenu, la taxe d’habitation…
Tous les critères ne doivent pas forcément être exploités et sont à adapter un fonction de chaque cas d’utilisation.
Le document à archiver ne doit pas forcément comporter un nom explicite. Ainsi l’avis d’impôt sur le revenu qui serait par ex. nommé « IR_2010.pdf » dans un gestionnaire de fichiers classique et nommé « BIBI.pdf » sera correctement exploité et classifié par Paperless-ngx. Un document scanné (par ex. « scan001250.pdf ») ne nécessite donc pas d’avoir un nouveau nom. Il est toutefois possible de renommer un document archivé.
L’application sera ainsi capable à l’issue de la période d’apprentissage d’archiver automatiquement un document avec le correspondant « Trésor Public », le type « Avis d’imposition » et l’étiquette « Impôt sur le Revenu ».
La période d’apprentissage nécessite une intervention manuelle afin de classifier le document par rapport au correspondant / type de document / étiquette. Elle sera variable en fonction de la qualité du document, sa complexité…
La recherche d’un document est effectuée depuis une page unique par rapport aux critères ou en texte libre, dans la mesure où le contenu de chaque document archivé est indexé.
Caractéristiques
- Interface simple, intuitive et personnalisable
- Gestion des autorisations d’accès
- Organisation + indexation multi-critères des documents
- Apprentissage automatique
- Possibilité de traiter plusieurs documents en parallèle
- Possibilité d’ajout de notes, de champs personnalisés aux documents archivés
- Reconnaissance optique (OCR) de chaque document permettant une recherche en texte libre
- Prise en charge native des documents PDF, des images, des fichiers texte brut par le moteur Tesseract
- Prise en charge facultative des documents Office (équivalents Word, Excel, Powerpoint et LibreOffice) fournie par le moteur Apache Tika
- Possibilité de surveiller une boîte mail pour archivage automatique des pièces jointes
- Possibilité de définir des affichages personnalisés accessibles depuis le tableau de bord
- Partage de documents par email (lien)
- Installation classique ou en environnement Docker (méthode recommandée)
- Liste de scanners testés et recommandés disponible ici (en anglais) ; bien que cette liste ne soit pas exhaustive, il est à noter que certains scanners d’entrée de gamme peuvent ne pas produire les résultats escomptés.
Aperçu des fonctionnalités
Site officiel (en anglais) :
https://paperless-ngx.com/
